SAP MM : Quotation

전문가를 위한 견적 프로세스(Quotation Process)

안녕하십니까. 오늘 우리는 기업 구매 활동의 핵심 절차 중 하나인 **견적 프로세스(Quotation Process)**에 대해 심도 있게 논의하겠습니다. 이 과정은 단순히 가격을 묻는 행위를 넘어, 여러 공급업체와 공식적으로 협상하여 가장 유리한 조건을 확보하는 체계적인 접근법입니다.

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1. 견적 프로세스의 본질: 다중 협상

이전 강연에서 우리는 단일 공급업체와의 계약이나 장기 공급 계약(Scheduling Agreement)을 체결하기 위한 협상에 대해 다룬 바 있습니다. 이는 한 공급업체와 **바이어 협상 시트(Buyer's Negotiation Sheet)**를 활용하여 가격을 조정하는 과정입니다.

반면, 견적 프로세스는 여러 공급업체를 대상으로 동시에 협상을 진행하는 공식적인 방법입니다. 마치 개인적으로 인터넷 서비스나 자동차를 구매할 때 여러 업체의 견적을 비교하는 것과 동일한 원리입니다. 기업 환경에서는 이러한 비교 과정이 체계적인 절차를 통해 이루어지며, 이를 통해 최적의 공급업체를 선정합니다.

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2. 견적 프로세스의 핵심 단계

견적 프로세스는 크게 세 단계로 이루어집니다.

• 견적 요청(RFQ: Request For Quotation) 구매하고자 하는 품목(예: 커피 원두 100kg)에 대해 공급업체들에게 공식적인 견적을 요청하는 단계입니다. RFQ 문서에는 필요한 품목의 상세 정보(수량, 납기일 등)가 명시됩니다. 예를 들어, 공급업체 4001, 4002, 4003에 동일한 RFQ를 발송하여 각 공급업체의 견적을 받아내는 것이 이 단계의 핵심입니다.
• 견적서(Quotation) 접수 RFQ를 받은 각 공급업체는 요구사항에 대한 **응답(Response)**으로 자신들의 가격, 납기 가능 여부 등을 담은 견적서를 제출합니다. SAP 시스템에서는 이 응답이 각각 별도의 견적 문서(Quote 1, Quote 2, Quote 3)로 기록됩니다.
• 견적 비교 및 공급업체 선정 견적서가 모두 취합되면, 구매 부서는 이를 바탕으로 가격 비교를 진행합니다. 그러나 가격이 유일한 결정 기준은 아닙니다. 납기 준수율, 품질, 결제 조건 등 다양한 요소를 종합적으로 평가하여 가장 적합한 **성공적인 입찰자(Successful Bidder)**를 선정합니다. 최종적으로 선정된 공급업체에게는 구매 주문이 발주됩니다.

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3. 견적 프로세스의 중요성

이러한 견적 프로세스는 단순히 비용을 절감하는 것을 넘어, 공정한 경쟁을 유도하고 구매 결정의 투명성을 확보하는 데 필수적입니다. 여러 공급업체를 비교함으로써 시장 가격을 확인하고, 다양한 조건을 검토하여 기업에 가장 유리한 거래 조건을 찾아낼 수 있습니다. 이 과정은 구매 효율성을 극대화하고 공급망 리스크를 관리하는 데 기여합니다.

이제 이 견적 프로세스를 SAP 시스템 내에서 어떻게 구현하는지 살펴보겠습니다

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SAP MM: RFQ 및 견적 프로세스 실행 단계

지난 시간 우리는 견적(Quotation) 프로세스의 이론적 배경에 대해 논의했습니다. 이제 SAP 시스템에서 **견적 요청(RFQ)**을 생성하고, 공급업체의 응답을 기록하며, 최종적으로 가격을 비교하는 실제 절차를 살펴보겠습니다. 이 과정은 총 세 단계로 나눌 수 있으며, 최종적으로 최적의 공급업체에게 발주를 진행하게 됩니다.

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1단계: RFQ 발행 (Issuing the RFQ)

가장 먼저 할 일은 여러 공급업체에게 견적을 공식적으로 요청하는 것입니다.

• 메뉴 경로: Logistics > Material Management > Purchasing > RFQ/Quotation > Request for Quotation > Create
• 기본 설정:
  • RFQ 유형: AN (기본값)이 선택되어 있는지 확인합니다.
  • 마감일(Quotation Deadline): 공급업체가 견적서를 제출해야 하는 마감일을 설정합니다. 이는 협상의 기한을 명확히 하는 중요한 요소입니다.
• 집계 번호(Collective Number) 활용:
  • 집계 번호는 여러 RFQ 문서를 하나의 그룹으로 묶어 관리하는 데 사용되는 코드입니다. 예를 들어, 2001이라는 집계 번호를 사용하면, 여러 공급업체에게 보낸 각각의 RFQ(예: 50000101, 50000102, 50000103)를 한 번에 조회하고 관리할 수 있습니다. 이는 문서 관리를 매우 효율적으로 만들어줍니다.

• 품목 정보 입력:
  • 필요한 자재(예: Coffee Beans)와 수량(예: 1,000 파운드), 그리고 납기일(Delivery Date)을 입력합니다. 이 정보는 모든 공급업체에게 동일하게 적용됩니다.

• 공급업체 지정 및 저장:
  • Vendor Address 탭에서 견적을 보낼 공급업체(예: 4001, 4002, 4003)를 차례로 입력하고 저장합니다. SAP 시스템은 각 공급업체별로 별도의 RFQ 문서를 자동으로 생성합니다.

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2단계: 견적서(Quotation) 기록 (Documenting the Quotations)

공급업체로부터 견적을 받았다면, 그 응답을 SAP 시스템에 기록해야 합니다.

• 메뉴 경로: Logistics > Material Management > Purchasing > RFQ/Quotation > Quotation > Maintain
• RFQ 검색:
  • 앞서 생성된 RFQ 문서 번호를 모두 기억하기는 어렵습니다. 이럴 때 **집계 번호(Collective Number)**를 활용합니다. Search by Collective Number 옵션을 선택한 후 2001을 입력하면 관련 RFQ 문서들이 모두 나타납니다.

• 가격 정보 입력:
  • 각 RFQ 문서(16, 17, 18)를 열고, 각 공급업체가 제시한 가격(예: 공급업체 4001은 9.75, 4002는 9.65, 4003은 8.95)을 입력하고 저장합니다.

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3단계: 가격 비교 (Price Comparison)

견적서가 모두 기록되면, 시스템의 도움을 받아 최적의 공급업체를 선정합니다.

• 메뉴 경로: Logistics > Material Management > Purchasing > RFQ/Quotation > Quotation > Price Comparison
• 비교 실행:
  • 다시 **집계 번호(2001)**를 사용하여 비교를 실행합니다. SAP 시스템은 각 공급업체의 견적 가격을 한눈에 비교할 수 있도록 정렬하고 순위를 매깁니다.
  • 이 화면을 통해 공급업체 4003이 가장 저렴한 가격(8.95)을 제시했음을 쉽게 확인할 수 있습니다.

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최종 단계: 공급업체 선정 및 통보

가격 비교 결과를 바탕으로 구매 부서의 판단을 거쳐 최종 공급업체를 선정합니다.

• 공급업체 선정:
  • 이 예시에서는 공급업체 4003이 최저가를 제시했으므로, 이 공급업체에게 최종 발주를 진행합니다.
• 거절 편지 발송:
  • 선정되지 않은 나머지 공급업체(4001, 4002)에게는 해당 거래에서 제외되었음을 알리는 **거절 편지(Rejection Letter)**를 발송하여 공정한 절차를 마무리합니다. 이는 해당 공급업체와의 장기적인 관계를 유지하기 위한 중요한 절차입니다.

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견적 프로세스 완료: 공급업체 선정 및 통보

견적 비교를 통해 최적의 공급업체를 선정했다면, 다음 단계는 해당 공급업체에게는 선정 사실을 통보하고, 나머지 공급업체에게는 거절 의사를 명확히 전달하는 것입니다. 이는 기업 윤리와 장기적인 비즈니스 관계를 위해 매우 중요한 절차입니다.

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1. 공급업체 거절 처리

먼저, 선정되지 않은 공급업체들을 시스템에서 '거절' 상태로 변경해야 합니다.

• 메뉴 경로: T-code ME49 (가격 비교 화면)
• 처리 절차:
  1. **집계 번호(Collective Number)**를 입력하고 실행합니다.
  2. 가격 순위에서 1위가 아닌 나머지 항목(2위, 3위 등)을 선택합니다.
  3. 상단 메뉴에서 Quotation > **Set Rejection Indicator**를 클릭합니다.
  4. 변경사항을 저장합니다.

저장 버튼 클

이로써 시스템 상에서 해당 견적들이 공식적으로 '거절' 상태로 처리됩니다.

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2. 거절 편지 발송

시스템에서 거절 처리를 완료했다면, 이제 해당 공급업체들에게 이를 통보하는 문서를 발송해야 합니다.

• 메뉴 경로: T-code ME9A (RFQ/Quotation 출력 메시지)
• 처리 절차:
  1. 문서 번호: 집계 번호 2001을 입력하여 관련 RFQ 문서를 모두 불러옵니다.
  2. 출력 메시지 유형: 거절 메시지 유형인 ABSA을 선택합니다.
  3. 메시지 발송: 거절할 공급업체의 RFQ 문서를 선택하고 Output Message를 클릭합니다.
  4. 미리보기: Display Message를 클릭하면 시스템에서 자동으로 생성된 견적 거절 편지를 확인할 수 있습니다. 이 편지에는 어떤 품목에 대한 견적이 거절되었는지 등 상세 정보가 포함됩니다.

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3. 선정 공급업체에 통보

마지막으로, 최종 선정된 공급업체에게는 선정 사실을 알리는 통지를 보내야 합니다.

• 처리 절차:
  1. 메시지 유형: SAP 표준 시스템에는 성공적인 견적에 대한 기본 메시지 유형이 없습니다. 일반적으로 **RFQ 발행 시 사용하는 메시지 유형(NEU)**을 활용하거나, 기업의 필요에 따라 **사용자 정의 메시지 유형(Custom Message)**을 생성하여 사용합니다.
  2. 메시지 발송: 선정된 공급업체의 견적 문서 번호를 입력하고, 해당 메시지 유형으로 Output Message를 실행하여 통보를 보냅니다.

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견적 프로세스 최종 정리

이로써 견적 프로세스의 모든 단계가 성공적으로 완료되었습니다. 우리가 수행한 절차를 요약하면 다음과 같습니다.

• 1단계: RFQ 발행. 세 공급업체에 견적을 요청하고, 모든 문서를 집계 번호 2001로 묶어 관리했습니다.
• 2단계: 견적서 기록. 각 공급업체가 제시한 가격과 조건을 시스템에 입력했습니다.
• 3단계: 가격 비교. SAP의 비교 기능을 활용하여 최저가를 제시한 공급업체(4003)를 확인했습니다.
• 4단계: 공급업체 선정 및 통보. 최저가를 제시한 공급업체에게는 선정 통보를, 나머지 두 공급업체에게는 거절 통보를 보냈습니다.

이제 다음 단계는 선정된 공급업체와 **구매 주문(Purchase Order)**을 생성하는 것입니다.

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견적의 최종 활용: 구매 주문(PO) 또는 장기 소스(Source of Supply) 구축

견적을 통해 얻은 최저가를 단발성으로 사용할지, 아니면 장기적인 공급 기반으로 구축할지는 두 가지 시나리오에 따라 결정됩니다.

1. 단발성 구매(One-time Offer)
   • 공급업체가 제시한 가격이 특정 기간(예: 10일, 20일) 또는 특정 수량(예: 100kg)에만 유효하다면, 우리는 해당 견적을 바탕으로 **구매 주문(Purchase Order)**을 생성하고 물건을 받은 후 대금을 지불함으로써 프로세스를 종료합니다. 이는 일회성 거래에 해당합니다.
2. 장기적 공급(Long-term Supply)
   • 만약 공급업체가 동일한 가격으로 장기적인 공급을 약속한다면, 이는 기업에게 큰 이점입니다. 우리는 이 성공적인 견적을 **'공급 소스(Source of Supply)'**로 전환하여 지속적으로 활용할 수 있습니다. 이는 안정적인 구매 가격을 확보하고, 매번 새로운 견적을 요청해야 하는 번거로움을 줄여줍니다.

공급 소스(Source of Supply)의 3가지 유형

SAP 시스템에서 견적을 활용해 장기적인 공급 소스를 구축하는 방법은 크게 세 가지가 있으며, 우리는 이전에 이 개념들을 이미 다룬 바 있습니다.

1. 구매 정보 레코드(Purchase Info Record):
   • 활용법: 구매 정보 레코드는 특정 자재와 공급업체 간의 관계 데이터를 저장하는 마스터 데이터입니다. 견적을 통해 얻은 **최적의 가격(8.95)**을 이 정보 레코드에 기록해두면, 앞으로 이 공급업체로부터 해당 자재를 구매할 때마다 자동으로 이 가격이 적용됩니다.

1. 계약(Contract):
   • 활용법: 견적을 장기 계약으로 전환할 수 있습니다. 예를 들어, "앞으로 1년 동안 1,000kg의 커피를 파운드당 8.95달러에 구매하겠다"는 계약을 체결하는 것입니다. 이후 이 계약을 참조하여 개별 구매 주문(PO)을 생성하면, 모든 거래에 계약 가격이 적용됩니다.
2. 스케줄링 계약(Scheduling Agreement):
   • 활용법: 이는 가장 진화된 형태의 장기 공급 소스입니다. 만약 매주 일정 수량(예: 100kg)을 정기적으로 구매해야 한다면, 견적을 스케줄링 계약으로 전환할 수 있습니다. 이 경우, 별도의 구매 주문을 생성할 필요 없이, 정해진 납기 일정에 따라 자동으로 발주 및 납품이 이루어집니다.

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SAP MM: 성공적인 견적을 공급 소스(Source of Supply)로 활용

견적 프로세스의 최종 단계는 선정된 공급업체(본 예시에서는 4003)와의 유리한 거래 조건을 **장기적인 공급 소스(Source of Supply)**로 시스템에 등록하여 지속적으로 활용하는 것입니다. 이 과정은 SAP 구매 효율성을 극대화합니다.

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1. 구매 정보 레코드(Info Record) 자동 생성 및 확인

가장 먼저 할 일은 최저 가격을 구매 정보 레코드에 반영하여, 향후 구매 주문 시 자동으로 가격이 적용되도록 하는 것입니다.

• 구매 정보 레코드 업데이트:
  1. T-code ME49 (가격 비교)에서 집계 번호를 입력하고 최저가 항목을 선택합니다.
  2. Quotation 메뉴에서 **Update Info Record**를 선택합니다.
  3. 업데이트 옵션 중 **Update with Plant (B)**를 선택하여 해당 가격 정보가 특정 플랜트(예: 시카고 플랜트)에 대해서만 유효하도록 설정합니다.
  4. 저장하면 시스템이 공급업체 4003과 **자재 '커피 원두'**에 대한 구매 정보 레코드(8.95의 가격)를 자동으로 생성합니다.

• PO 생성 및 자동 가격 확인:
  1. T-code ME21N (구매 주문 생성)에서 공급업체 4003과 자재 '커피 원두'를 입력합니다.
  2. 놀랍게도, 수동으로 가격을 입력하지 않았음에도 8.95라는 최저가가 구매 정보 레코드로부터 자동으로 불러와지는 것을 확인할 수 있습니다.

핵심: 우리는 구매 정보 레코드를 수동으로 생성하지 않았습니다. 성공적인 견적을 저장할 때 자동 업데이트 옵션을 선택함으로써 시스템이 이 중요한 마스터 데이터를 자동으로 생성/업데이트한 것입니다.

 

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2. 견적을 장기 계약(Contract)으로 전환

단발성 거래가 아닌 장기간의 공급을 보장받기 위해 견적을 계약으로 전환할 수 있습니다.

• 계약 생성 절차:
  1. T-code ME31K (계약 생성)로 이동합니다.
  2. Create with Reference > To RFQ 기능을 사용하여 성공적인 견적 번호 또는 집계 번호를 참조합니다.
  3. 시스템이 공급업체, 자재, 가격 등을 자동으로 복사해 옵니다.
  4. 원하는 계약 유형(예: 수량 계약), 유효 기간, 총 계약 수량(예: 3,000 파운드)을 입력하고 저장합니다.

• 활용:
  • 이 계약은 이제 새로운 공급 소스가 됩니다. 향후 생성되는 모든 구매 주문(PO)은 이 계약을 참조하여 생성되며, PO에 계약된 가격과 조건이 자동으로 적용됩니다.

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3. 견적을 스케줄링 계약(Scheduling Agreement)으로 전환

정기적이고 반복적인 구매 패턴이 있다면 스케줄링 계약이 가장 효율적입니다.

• 스케줄링 계약 생성 절차:
  1. T-code ME31L (스케줄링 계약 생성)로 이동합니다.
  2. 마찬가지로 **Create with Reference > To RFQ**를 통해 견적 정보를 불러옵니다.
  3. 정확한 계약 유형을 선택하고 유효 종료일(예: 1년 후)을 설정한 후 저장합니다.

• 활용:
  • 스케줄링 계약 생성 후, 납품 스케줄을 생성하여 일정을 확정합니다. 이 계약을 기반으로 납품 스케줄에 명시된 날짜에 자동으로 물품을 수령하고, 최저 가격이 적용된 인보이스를 처리하게 됩니다.

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최종 결론: RFQ와 공급 소스의 연계

이 모든 절차는 RFQ 프로세스와 공급 소스라는 두 가지 핵심 개념이 긴밀하게 연결되어 있음을 보여줍니다.

1. RFQ 프로세스: 경쟁을 통해 성공적인 견적이라는 최적의 조건을 확보합니다.
2. 공급 소스: 이 성공적인 견적을 구매 정보 레코드, 계약, 스케줄링 계약 중 하나 또는 그 이상으로 전환하여 미래 구매 활동에 재사용 가능한 영구적인 데이터를 구축합니다.

이러한 통합적인 접근 방식은 SAP MM 모듈에서 구매 효율성, 가격 안정성 및 프로세스 자동화를 달성하는 근간이 됩니다. 다음 시간에는 지금까지 다룬 모든 구매 관련 문서들이 SAP 시스템 내에서 어떻게 상호 연결되어 전체 흐름을 이루는지 최종적으로 요약해 보겠습니다.